PROGRAMA DE INTEGRIDAD Y CUMPLIMIENTO

MM Arquitectos Consultores Ltda.

 

Índice:

1. ESTRUCTURA LEGAL Y NORMATIVA

2. PRINCIPIOS Y OBJETIVOS

3. PROGRAMA DE CUMPLIMIENTO E INTEGRIDAD

4. FUNDAMENTOS DE NUESTRO PROGRAMA DE INTEGRIDAD

5. NUESTRAS INTERACCIONES CON PARTES INTERESADAS

6. NUESTROS COMPORTAMIENTOS COMERCIALES

7. NUESTRA ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DE INFORMACIÓN

8. NUESTRAS HERRAMIENTAS DEL MODELO DE CUMPLIMIENTO

 

1. ESTRUCTURA LEGAL Y NORMATIVA

La ley N°19.886 establece que las personas naturales o jurídicas, tanto chilenas como extranjeras, que puedan demostrar su situación financiera y competencia técnica de acuerdo con las regulaciones, podrán contratar con la Administración. Estas personas deben cumplir con los requisitos establecidos por la ley y los requerimientos del derecho común. La misma ley establece que ningún órgano de la Administración del Estado, empresas o corporaciones en las que el Estado tenga participación, puede celebrar contratos administrativos de suministro de bienes o servicios con los funcionarios directivos de dichos órganos o empresas, ni con personas relacionadas con ellos por vínculos familiares mencionados en el artículo 54 de la ley N°18.575, la Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. Tampoco pueden contratar con sociedades de personas en las que dichos funcionarios sean parte, ni con sociedades comanditas por acciones o anónimas cerradas de las cuales sean accionistas, ni con sociedades anónimas abiertas en las que sean propietarios de acciones que representen el 10% o más del capital, ni con los gerentes, administradores, representantes o directores de cualquiera de las sociedades mencionadas. Por otro lado, el artículo 8°, número 2) de la ley N°20.393, que regula la responsabilidad penal de las personas jurídicas en relación con ciertos delitos, establece que estas personas pueden ser objeto de una pena de prohibición temporal o perpetua de celebrar actos y contratos con el Estado. Esta prohibición implica que no podrán contratar de ninguna manera con órganos o empresas del Estado o con empresas o asociaciones en las que el Estado tenga una participación mayoritaria, así como tampoco podrán adjudicarse concesiones otorgadas por el Estado. Además, la letra d) del artículo 26 del decreto ley N°211, de 1973, establece que en caso de conductas previstas en la letra a) del artículo 3°, el Tribunal de Defensa de la Libre Competencia puede imponer la prohibición de contratar de cualquier forma con órganos de la administración centralizada o descentralizada del Estado, organismos autónomos, instituciones, organismos, empresas o servicios en los que el Estado realice aportes, el Congreso Nacional y el Poder Judicial. También se prohíbe la adjudicación de cualquier concesión otorgada por el Estado por un período de hasta cinco años a partir de la fecha en que la sentencia definitiva quede firme. Estas normas buscan garantizar que aquellos que contraten con la Administración del Estado demuestren un comportamiento íntegro. Esto implica que las personas que trabajen para estos proveedores y participen en las acciones que deben llevarse a cabo durante la etapa concursal y posteriormente en la ejecución del contrato, deben actuar con integridad. En línea con esto, el reciente dictamen Número E370752/2023 de 20 de julio de 2023 establece la obligación para los proveedores del Estado de contar con programas de Integridad. En este contexto, MM-AC presenta el siguiente Programa de Integridad.

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2. PRINCIPIOS Y OBJETIVOS

Nuestra empresa de consultoría fue establecida en 2014 como una oficina de arquitectura que cuenta con un equipo multidisciplinario. Durante estos años, hemos trabajado en diversos proyectos tanto en Chile como en colaboración con socios en España.

La diversidad de tareas que hemos abordado nos ha permitido alcanzar un nivel elevado de flexibilidad, eficiencia y capacidad de comunicación en cada etapa de nuestros proyectos. No seguimos una filosofía arquitectónica única, sino que valoramos la libertad de pensamiento y la capacidad de adaptarnos a las necesidades específicas de cada uno de nuestros clientes.

Nuestro enfoque de trabajo se caracteriza por ser entusiasta, creativo y curioso. Creemos firmemente que esta mentalidad es esencial para desarrollar soluciones de diseño excepcionales en un mundo en constante cambio. Al mismo tiempo, reconocemos la importancia de un análisis profundo y un enfoque claramente definido, ya que consideramos que formular las preguntas adecuadas es parte fundamental para encontrar las respuestas correctas en el proceso de diseño exitoso.

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3. PROGRAMA DE CUMPLIMIENTO E INTEGRIDAD

La construcción de relaciones sólidas y duraderas requiere que todos los miembros de MM-AC actuemos de manera consciente, responsable y sostenible. Este Programa de Integridad es una herramienta práctica en nuestro trabajo, que contiene los principios y fundamentos con los que buscamos relacionarnos con nuestros diversos grupos de interés. Estas directrices nos ayudarán a orientar nuestras decisiones, estableciendo criterios y elementos comunes que nos ayuden a identificar la mejor manera de llevar a cabo nuestras actividades y tomar decisiones en nuestro trabajo diario.

 

Reconocemos que este documento no abarca todas las situaciones que puedan surgir, pero confiamos en que, al actuar de acuerdo con nuestros valores y principios, siempre tendremos una guía que nos permita decidir cómo actuar con integridad, dando prioridad a la interpretación que garantice la seguridad de nuestras operaciones y el cumplimiento estricto de las regulaciones legales que rigen nuestra empresa.

 

La forma en que interactuamos con nuestros clientes, proveedores, comunidades y, por supuesto, con nuestros colegas en MM-AC, refleja nuestra identidad como empresa y la responsabilidad que todos compartimos en la construcción del futuro.

Una empresa con valores y un compromiso firme y sólido con la integridad es el mensaje esencial de este documento.

Los destinatarios de este Programa:

Todos los que trabajamos en MM-AC, debemos guiar nuestras acciones basadas en los principios y valores definidos en este documento. Es nuestro deber conocer estas disposiciones e incorporarlas en nuestro trabajo.

Aspiramos a extender la aplicación de este Código de Integridad a nuestros proveedores, contratistas y socios comerciales, con el objetivo de que nuestros valores y principios sean la marca de calidad que caracterice nuestras relaciones.

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4. FUNDAMENTOS DE NUESTRO PROGRAMA DE INTEGRIDAD

a. Fomento de una cultura de transparencia e integridad

Estamos firmemente convencidos de que la cultura que nuestra empresa ha cultivado a lo largo de los años es uno de nuestros activos más valiosos. Por lo tanto, todos estamos comprometidos en preservar y promover un entorno de diálogo abierto y responsable que fomente la adopción de nuestros valores y principios en todas nuestras acciones.

Política de Comunicación Abierta:

Es responsabilidad de cada uno de nosotros, en todas las ubicaciones y filiales de nuestra empresa, proteger nuestra cultura y reputación. Por esta razón, es importante que levantes la mano si observas o sospechas de incumplimientos a este programa.

Alentamos a nuestros colaboradores a hacer preguntas y buscar espacios para tener conversaciones abiertas, sin temor a represalias o prejuicios, con sus supervisores sobre cualquier inquietud relacionada con incumplimientos vinculados a este programa o cualquier otro aplicable a la compañía. Confiamos en que nuestros colaboradores se harán escuchar cuando vean o escuchen algo que no esté bien.

Cualquier brecha real o potencial, ya sea en relación con esta guía, políticas, procedimientos o normativa legal aplicable, tanto internamente como con nuestros proveedores, contratistas, consultores, asesores, socios comerciales, agentes u otros, debe ser reportada a través de los canales institucionales, sin temor a sufrir perjuicios, simplemente por hacerlo.

 

Recuerda que los empleados de MM-AC que levantan la mano cuando creen que puede haber ocurrido un incumplimiento están actuando de manera correcta y de acuerdo con nuestros valores corporativos. Reconocemos que esto demuestra un compromiso con la empresa y actuamos con responsabilidad.

Está terminantemente prohibido llevar a cabo cualquier forma de represalia, humillación, desprecio, intimidación o amenaza contra cualquier individuo que, de manera honesta, comunique, informe o denuncie una posible o real violación de este Programa o cualquier otra política, ley o legislación aplicable.

MM-AC se compromete a garantizar la confidencialidad de toda la información y solo será compartida con aquellos que necesiten estar informados como parte de nuestro proceso de investigación. Está terminantemente prohibido llevar a cabo cualquier forma de represalia, humillación, desprecio, intimidación o amenaza contra cualquier individuo que, de manera honesta, comunique, informe o denuncie una posible o real violación de este Programa o cualquier otra política, ley o legislación aplicable.

MM-AC se compromete a garantizar la confidencialidad de toda la información y solo será compartida con aquellos que necesiten estar informados como parte de nuestro proceso de investigación.

b. Reconocimiento de nuestra responsabilidad

Todos los empleados de MM-AC tenemos la responsabilidad de garantizar el cumplimiento del Programa de Integridad, y es nuestro deber informar cualquier posible incumplimiento. Nunca debemos ignorar las señales de alerta que puedan indicar conductas inapropiadas o contrarias a nuestros valores, los principios establecidos en este Código, o las leyes, por parte de un colega, proveedor o socio comercial.

Dentro de MM-AC, cada uno de nosotros tiene las siguientes responsabilidades:

• Conocer, comprender y seguir las normas, políticas y directrices proporcionadas por MM-AC, tanto en este Programa como en cualquier normativa aplicable a nuestra área.

• Levantar la voz sin temor a represalias cuando presenciemos una acción o conducta inapropiada.

• Informar de buena fe cualquier posible incumplimiento de este Programa, políticas, leyes o normativas aplicables.

• Participar y colaborar activamente en capacitaciones e iniciativas relacionadas con ética y cumplimiento.

• Fomentar un entorno laboral saludable que promueva la confianza, donde las personas se sientan cómodas para hacer preguntas y denunciar cualquier conducta contraria a la integridad y las expectativas de comportamiento, sin temor a represalias.

c. Respeto y promoción de los Derechos Humanos

MM-AC se compromete a respetar los derechos humanos reconocidos a nivel internacional en todas nuestras operaciones, así como en nuestra cadena de suministro. Nuestro apoyo se extiende al Pacto Mundial de las Naciones Unidas, los Principios Rectores de las Naciones Unidas sobre Empresas y Derechos Humanos, las Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales, la Carta Internacional de Derechos Humanos y los convenios fundamentales de la Organización Internacional del Trabajo (OIT).

Estamos constantemente trabajando para respaldar y aplicar los principios mencionados anteriormente en toda nuestra organización y en nuestras relaciones con proveedores, contratistas, socios comerciales y comunidades con las que interactuamos. Por lo tanto:

• Apoyamos y respetamos la protección de los derechos humanos fundamentales, reconocidos internacionalmente, dentro de nuestra esfera de influencia.

• Promovemos la libertad de asociación y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva.

• Nos comprometemos a eliminar cualquier forma de trabajo forzado o realizado bajo coacción, así como cualquier forma de trata de personas.

• Apoyamos firmemente la erradicación del trabajo infantil.

• Trabajamos para eliminar las prácticas discriminatorias en el empleo y promover la igualdad salarial.

• Adoptamos un enfoque preventivo en favor del medio ambiente y respaldamos iniciativas que promuevan una mayor responsabilidad ambiental.

• Buscamos la innovación, el desarrollo y la difusión de tecnologías respetuosas con el medio ambiente.

• Actuamos activamente contra la corrupción en todas sus formas, incluyendo extorsión y soborno.

• Nos aseguramos de que nuestros colaboradores, proveedores y socios comerciales se adhieran a nuestro compromiso en este ámbito y lo asuman como propio.

d. Guía simple para la toma de decisiones éticas

En nuestra labor diaria nos encontraremos con situaciones y decisiones diversas que van más allá de los temas abordados en este Programa. Sin embargo, es fundamental que mantengamos la integridad de nuestros valores y principios. Para lograrlo, todos los empleados pueden acudir a sus superiores para recibir orientación o comunicarse con el Oficial de Cumplimiento correspondiente a través de los canales establecidos.

 

5. NUESTRAS RELACIONES CON GRUPOS DE INTERÉS

Nuestra historia está basada en las relaciones de confianza que hemos construido durante años. Nuestro trabajo es fortalecer estas relaciones basados en los valores de nuestra empresa y los principios que nos identifican. Una comunicación transparente, veraz y oportuna nos ayuda a alinear las expectativas y mejorar la relación con nuestros grupos de interés.

a. Relación con nuestros trabajadores

En MM-AC, nos comprometemos a fortalecer las relaciones con nuestros trabajadores, basados en los valores y principios que nos identifican como empresa. Fomentamos un ambiente de respeto mutuo y colaboración, promoviendo la diversidad e igualdad de oportunidades en todas las contrataciones. Además, nos aseguramos de proporcionar condiciones laborales adecuadas y apoyamos el desarrollo profesional de nuestros colaboradores en un entorno seguro y basado en la confianza y honestidad.

b. Salud y seguridad en el trabajo

La seguridad y salud de las personas es una prioridad fundamental en MM-AC. Todos asumimos la responsabilidad de proteger la vida e integridad de todos los involucrados en nuestras operaciones. Promovemos una cultura de prevención y autocuidado, donde nos cuidamos mutuamente y priorizamos la seguridad y salud en todas nuestras actividades. Exigimos el cumplimiento de las regulaciones de seguridad y salud en el trabajo a nuestros colaboradores, proveedores, contratistas y cualquier persona que participe en nuestras operaciones. Además, nos esforzamos por identificar, analizar y controlar los riesgos en nuestros procesos, con el objetivo de mejorar continuamente nuestra excelencia operacional. También tenemos una política de tolerancia cero hacia el consumo de drogas y alcohol en nuestras instalaciones, así como hacia el desempeño de tareas bajo los efectos de sustancias que puedan poner en peligro a las personas.

c. Relaciones con nuestros clientes

En MM-AC, nos comprometemos a brindar servicios de excelencia y a satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Para lograrlo, establecemos relaciones comerciales transparentes y duraderas basadas en el respeto y la confianza mutua. Nos esforzamos por comprender a nuestros clientes, sus proyectos y necesidades, para poder ofrecer productos y servicios que cumplan con sus expectativas. Respondemos de manera ágil y oportuna a sus requisitos, demostrando nuestro profesionalismo en todas nuestras acciones. Cumplimos rigurosamente con los estándares, regulaciones y especificaciones de nuestros productos, y en caso de realizar modificaciones, informamos de manera adecuada para garantizar la calidad y seguridad. Nuestro objetivo es fortalecer la competencia en los mercados en los que operamos, mediante alianzas estratégicas a largo plazo con nuestros clientes.

d. Relaciones con nuestros proveedores y socios comerciales

En MM-AC nos preocupamos por establecer relaciones a largo plazo con nuestros proveedores, basadas en la responsabilidad, el respeto y el beneficio mutuo. Seleccionamos cuidadosamente a nuestros proveedores en función de la calidad y adecuación de sus productos y servicios, así como del precio y las condiciones de entrega. No comprometeremos a MM-AC en la contratación de proveedores que no hayan sido evaluados adecuadamente según nuestros procedimientos establecidos. Además, evitaremos ejercer presión indebida para acelerar los procesos de contratación.

Promovemos la competencia leal y no privilegiamos ni discriminamos arbitrariamente a ninguno de nuestros proveedores durante el proceso de selección de propuestas. Tomaremos precauciones especiales para prevenir cualquier conflicto de intereses que pueda surgir entre proveedores y trabajadores o ejecutivos de nuestra empresa. Esto incluye abstenernos de participar o influir en procesos o decisiones en los que tengamos algún interés personal, material o de cualquier otra naturaleza.

Apoyaremos a nuestros proveedores en sus procesos de mejora continua, informando oportunamente sobre cualquier incidente y fomentando su desarrollo para que cumplan con nuestros estándares de calidad, seguridad y sostenibilidad. Buscaremos establecer relaciones que estén alineadas con la visión de sostenibilidad de nuestra empresa, prestando especial atención a los impactos sociales y ambientales que nuestros productos generan en toda su cadena de valor.

Daremos especial importancia al cumplimiento puntual de nuestros compromisos comerciales, respetando siempre los plazos de pago y siendo rigurosos en el control de la calidad de los productos y servicios que adquirimos. Esperamos que nuestros proveedores se comprometan a cumplir con los estándares de nuestra compañía y los estándares de integridad establecidos en este programa. Para ello, promoveremos que nuestros proveedores estén al tanto de las condiciones y regulaciones según las cuales se evaluarán sus actividades de manera oportuna.

No aceptaremos ni ofreceremos regalos u otros beneficios por parte de nuestros proveedores y socios comerciales que puedan afectar o dar la impresión de afectar la imparcialidad y objetividad con la que seleccionamos y evaluamos nuestras relaciones comerciales. Entendemos que cumplir con este código también implica no solicitar ni aceptar que un proveedor o socio comercial realice acciones que puedan ir en contra de la ley, así como de los valores, principios y disposiciones establecidos en esta guía.

e. Relación con las autoridades 

En MM-AC, respetamos las instituciones democráticas y nos comprometemos firmemente a llevar a cabo nuestras actividades con estricto apego a la ley. En situaciones en las que debamos interactuar con las autoridades en representación de la empresa, nos regiremos por nuestra normativa interna que regula nuestras relaciones con las autoridades. No tomaremos acciones que puedan dañar nuestra imagen y siempre seremos respetuosos con las autoridades. Mantendremos transparencia y honestidad en nuestras interacciones con la autoridad, proporcionando oportunamente y a través de los canales adecuados cualquier información requerida.

En lo que respecta a nuestras relaciones con autoridades locales, gubernamentales, parlamentarios, cuerpos judiciales u otros funcionarios públicos, nos aseguraremos de que aquellos que interactúen con ellos conozcan las limitaciones aplicables y actúen de manera íntegra y profesional, de acuerdo con las Guías de Usuario de Interacción con Funcionarios Públicos. Declararemos cualquier parentesco o relación con un funcionario público, autoridad de gobierno o persona políticamente expuesta.

Cualquier reunión o visita de fiscalización se llevará a cabo con la asistencia mínima de dos representantes de MM-AC, en la medida de lo posible.

No realizaremos acciones que puedan generar un conflicto de interés, real o percibido, con una autoridad, lo que incluye la entrega de regalos u otros beneficios. Nunca alentaremos a un funcionario público a cometer un acto ilegal o a omitir un acto propio de su función. Es responsabilidad de todos los colaboradores de la empresa conocer nuestra normativa interna Anti-Corrupción, y nos comprometemos a implementar y fortalecer sistemas efectivos para combatir el soborno.

f. Relación con las comunidades

Buscamos establecer relaciones significativas y a largo plazo con las comunidades que nos rodean, basadas en la confianza, transparencia y colaboración, promoviendo siempre el respeto a las culturas locales y la participación. A través de nuestras operaciones, procuramos contribuir al desarrollo humano, económico y social de las comunidades con las que interactuamos.

Queremos colaborar y comunicarnos de forma abierta con las comunidades para fomentar la transparencia de nuestras acciones. Es una prioridad para nosotros sostener un sólido compromiso con las comunidades vecinas a nuestras operaciones, donde gran parte de nuestros empleados y sus familias también viven.

Constantemente buscaremos conocer las comunidades en las que estamos insertos, buscando participar activamente en su desarrollo. Todo aporte a la comunidad se realizará por las vías formales y los procedimientos establecidos para ello. En la autorización del aporte se velará especialmente por conocer previamente el destino de los recursos y las personas que tomarán responsabilidad en su gestión o administración. Nos asesoraremos siempre con las áreas expertas en relacionamiento con comunidades de nuestra compañía. Respetaremos los acuerdos convenidos con las comunidades, siendo un deber de todo colaborador del grupo canalizar dichos acuerdos a través de las vías formales y procurar el registro detallado de su contenido. No desconocemos en los nuevos proyectos y negocios incorporar las variables de asuntos comunitarios, según los estándares legales y los que la Compañía ha definido.

g. Relación con el medioambiente 

En MM-AC, estamos plenamente conscientes de nuestra responsabilidad con el cuidado del medio ambiente y del legado que debemos dejar a las generaciones futuras. Por ello, nos comprometemos a operar nuestro negocio en armonía con el medio ambiente y a cumplir con los estándares ambientales, respetando el marco regulatorio vigente, los acuerdos voluntarios suscritos y las mejores prácticas en nuestros negocios actuales y futuros.

Consideramos que la forma en que alcanzamos el éxito es tan importante como el éxito mismo. Por lo tanto, consideramos fundamental implementar un sólido proceso de gestión de riesgos transparente y eficaz para evaluar nuestro impacto ambiental a lo largo de todo el ciclo de vida de nuestras operaciones. Promoveremos una cultura de cuidado por el medio ambiente, alentando a nuestros trabajadores y a todos los que interactúan con nuestra empresa a asumir un papel de liderazgo activo en la protección de los recursos naturales.

Impulsaremos buenas prácticas con nuestros proveedores, contratistas, socios comerciales y clientes, haciéndoles saber que en MM-AC nos preocupamos y trabajamos constantemente para hacer sustentables nuestras operaciones, y promovemos que los terceros con los que interactuamos hagan lo mismo. Fomentaremos el ahorro energético, el uso adecuado del agua, la reutilización y el reciclaje en nuestras operaciones.

Nunca ignoraremos un incidente o desacierto operacional que pueda producir un impacto ambiental, ya sea potencial o real, tanto propio como de terceros, como proveedores, contratistas, socios comerciales o clientes. En todos nuestros procesos, nos esforzaremos por implementar todas las medidas necesarias para hacer un seguimiento de nuestro desempeño ambiental, siempre buscando ser mejores y más eficientes en el uso de nuestros recursos y en la protección del medio ambiente.

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6. NUESTRAS COMPORTAMIENTOS COMERCIALES

a. No toleramos ninguna forma de corrupción

En MM-AC, se prohíbe terminantemente cualquier forma de soborno, pago de facilitación y corrupción, ya sea a funcionarios públicos o en el sector privado. Cumplimos con las normativas que prohíben el soborno y cohecho, incluso en forma extraterritorial, y entendemos que las infracciones a estas leyes pueden acarrear graves multas para la compañía, así como sanciones personales para individuos vinculados a la empresa. No practicaremos, toleraremos ni apoyaremos ninguna forma de corrupción o conducta de negocios impropia, lo que incluye no ofrecer, dar, prometer, aceptar o solicitar algo de valor ni favores indebidos. Además, no se permitirá otorgar regalos, hospitalidades o beneficios a ningún funcionario público.

b. Evitamos cualquier Conflicto de Interés

En MM-AC, actuamos de manera profesional y siempre procuramos los mejores intereses de la empresa en el cumplimiento de nuestros deberes y responsabilidades, evitando las situaciones de conflicto de interés y la entrega u obtención de beneficios indebidos. En cualquier decisión que tomemos, buscamos identificar cuáles son los intereses que se verán afectados, siempre privilegiando aquellas decisiones que ponen los intereses de la empresa por delante. Nos abstendremos de tomar cualquier decisión en la que exista un conflicto de interés real, potencial o aparente, y declararemos anualmente cualquier conflicto de interés. Además, evitamos que nuestras relaciones personales puedan constituir situaciones de conflicto de intereses o transgresión de las normas éticas y legales que rigen nuestras acciones.

c. Regalos y Hospitalidades

En MM-AC, no pedimos ni aceptamos favores, privilegios o regalos de proveedores, clientes, autoridades u otras personas relacionadas con nuestras actividades. Es fundamental tener presente que tanto al aceptar como al recibir regalos y hospitalidades, se puede estar expuesto a usos indebidos y generar conflictos de interés, ya sean estos reales o percibidos. En MM-AC evitamos los conflictos de interés privilegiando relaciones transparentes y objetivas. Aplicamos este Código utilizando el sentido común y nunca para garantizar regalos u hospitalidades inadecuadas o impropias, que puedan dar la apariencia de un conflicto de interés, real o percibido, o una ventaja indebida. Siempre buscamos que nuestras decisiones operativas y comerciales se basen en criterios estrictamente profesionales y, por lo tanto, también sean percibidas así por quienes se relacionan con nosotros. Todo regalo u hospitalidad que no se ajuste a nuestra normativa interna y/o a la ley, deberá ser rechazado cortésmente, explicando oportunamente la política de nuestra compañía sobre este asunto.

Con respecto a invitaciones recreativas o viajes de cualquier tipo, realizados por clientes o proveedores a cualquier persona que trabaje en MM-AC, solo pueden aceptarse en la medida en que la empresa que corresponda asuma los costos generados por él. En el caso de comidas, almuerzos o instancias sociales que no impliquen viajar, puede asistir siempre cuidando de mantener un estricto rol profesional y con especial atención para evitar cualquier conflicto de intereses. En ningún caso se pueden hacer obsequios o beneficios, incluso con recursos propios, a funcionarios públicos o entidades reguladoras, nacionales o extranjeras.

d. Generación de información fidedigna

Toda la información que generamos debe representar con exactitud, veracidad y honradez la naturaleza económica de las transacciones registradas y el estado real de los negocios de la empresa. Cumplimos con la normativa tributaria aplicable en cada uno de los países donde desarrollamos nuestras operaciones, y proporcionamos a las autoridades fiscales información transparente sobre nuestras actividades de negocio.

 Realizamos todos los esfuerzos para resolver todas las observaciones representadas en los informes de auditoría interna y externa, y no ocultamos a la administración ninguna transacción, activo, pasivo u otra información financiera. Además, no establecemos o mantenemos fondos no registrados, ni utilizamos estructuras tributarias que involucren el traspaso de utilidades a paraísos fiscales, estructuras de carácter elusivo cuyo único propósito sea transferir utilidades a jurisdicciones con menor carga impositiva, y/o estructuras que no reflejen las actividades realizadas por las eventuales filiales de la empresa en cada país.

Mantenemos una política de precios de transferencia con partes relacionadas que es consistente con los valores de mercado para transacciones de similar naturaleza, en línea con el principio de plena competencia, y no realizamos acuerdos financieros con clientes y/o proveedores que no se enmarquen dentro de las políticas corporativas.

Cumpliremos con la normativa tributaria aplicable en cada uno de los países donde desarrollamos nuestras operaciones, y proporcionaremos a las autoridades fiscales, información transparente sobre nuestras actividades de negocio.

Realizaremos todos los esfuerzos a fin de resolver todas las observaciones representadas en los informes de auditoría interna y externa. No ocultaremos a la administración ninguna transacción, activo, pasivo u otra información financiera. No estableceremos o mantendremos fondos no registrados. No utilizaremos estructuras tributarias que involucren el traspaso de utilidades a paraísos fiscales, estructuras de carácter elusivo cuyo único propósito sea transferir utilidades a jurisdicciones con menor carga impositiva, y/o estructuras que no reflejen las actividades realizadas por las eventuales filiales de la empresa en cada país.

Mantendremos una política de precios de transferencia con partes relacionadas que sea consistente con los valores de mercado para transacciones de similar naturaleza, en línea con el principio de plena competencia. No se realizarán acuerdos financieros con clientes y/o proveedores que no se enmarquen en las políticas corporativas.

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7. NUESTRA ADMINISTRACION Y MANEJO DE LA INFORMACION

a. Gestionamos de manera responsable la información confidencial

En MM-AC, somos celosos de salvaguardar la información comercial de nuestra empresa, nuestros proveedores, clientes y socios comerciales en general. Toda la información obtenida en el trabajo, que no sea de conocimiento público, será tratada como confidencial y debe usarse únicamente para los fines de nuestra actividad.

Protegeremos y mantendremos la confidencialidad de nuestras bases de datos, sistemas, contraseñas, archivos y datos, actuando siempre con precaución y responsabilidad para portar nuestra información.

Nos aseguraremos de no difundir la información confidencial de nuestra empresa por ningún medio, ya sea interno o externo. Actuaremos siempre con precaución y responsabilidad para portar nuestra información.

Nunca utilizaremos o divulgaremos información confidencial perteneciente a MM-AC. Seremos especialmente cautos en el uso de información confidencial en lugares públicos, como restaurantes, aviones, aeropuertos, transportes urbanos. Utilizaremos todas las herramientas y precauciones posibles para evitar la pérdida, hurto o robo de equipos o documentos.

b. Protección de datos

En MM-AC, nos comprometemos a respetar el derecho a la privacidad individual y a adoptar todas las medidas necesarias para asegurar la exactitud y seguridad de los datos. Toda la información personal que recopile MM-AC en el desarrollo normal de sus actividades comerciales se mantendrá en estricta confidencialidad y será utilizada exclusivamente con los fines para los que fue recopilada originalmente, a menos que exista una exigencia judicial.

Cualquier tratamiento de datos personales en el que tengamos que involucrarnos, por ejemplo, datos sobre colaboradores, proveedores, socios comerciales, clientes u otros, deberá cumplir siempre con la normativa vigente sobre protección de datos y los valores de MM-AC. No entregaremos información personal de los trabajadores o proveedores sin la autorización correspondiente sea fuera o dentro de MM-AC.

Consideraremos siempre las exigencias legales aplicables en donde operamos respecto del uso de información o datos personales. Al intercambiar información a través de medios electrónicos tomaremos las respectivas precauciones para asegurar que ésta no se divulgue a personas que no corresponda. Nunca mantendremos información personal por más tiempo del señalado por la ley respecto de la razón original por la cual fue obtenida

c. Uso de información privilegiada

En MM-AC protegemos la información privilegiada y estamos comprometidos en evitar su uso indebido. En el desarrollo habitual de nuestro trabajo podrían darse situaciones en las cuales accedemos a información que aún no es de conocimiento público y que, si se divulgara, podría tener repercusiones financieras y comerciales y podría además afectar a nuestras partes interesadas.

Solo revelaremos información a aquellas personas que, por sus funciones en la compañía, necesiten conocerla. No divulgaremos información sin la debida autorización previa y en concordancia con las políticas y procedimientos de la compañía relativas a la gestión de información privilegiada. Este deber incluye incluso a nuestros familiares y amigos.

No efectuaremos transacciones financieras o comerciales personales valiéndonos del conocimiento de información privilegiada.

d. Comunicaciones externas 

En MM-AC, estamos comprometidos en que nuestra comunicación, tanto escrita como verbal, sea precisa, responsable y clara. Cumplimos con las leyes y normativas aplicables, por lo cual, solo aquellos que sean portavoces autorizados podrán hacer pública información corporativa o comunicarse con los medios. Dichas comunicaciones incluyen entrevistas, presentaciones y artículos, información en el sitio web de MM-AC y en otros medios de comunicación, como por ejemplo las redes sociales e información exigida por ley, comunicados de prensa, entre otros.

Cualquier discurso o presentaciones externas, si se divulgan correctamente, deberán reconocerse como oportunidades para resguardar y fortalecer la reputación de la empresa. Estaremos alerta a situaciones en las cuales pudiera percibirse como alguien quien representa o habla por MM-AC. Nunca debemos hacer ninguna declaración a menos que se cuente con autorización para ellos. Cuando utilice las redes sociales, siempre recuerde que es un representante de la compañía y debe esforzarse por proteger la reputación de esta. Si alguien desea hacer un comentario a título personal sobre asuntos directamente pertinentes a MM-AC, siempre deberá ser transparente acerca de su vínculo con la empresa, y precisar que las opiniones expresadas son propias y no se realizan en nombre de la compañía. Nunca divulgaremos información que puede ser confidencial de MM-AC sin la aprobación previa del director.

Toda la información divulgada por portavoces autorizados debe ser exacta, fidedigna, transparente y oportuna. Debiendo consultarse al área de comunicaciones a la que corresponda en cada empresa antes de emitir cualquier comunicación que pudiera afectar a MM-AC. Siempre tendremos precaución de no decir nada que pueda revelar información confidencial o hacer daño a la reputación de MM-AC, incluso en eventos externos informales.

 

8. NUESTRAS HERRAMIENTAS DEL MODELO DE CUMPLIMIENTO

a. Modelo de Prevención de Delitos 

La empresa cuenta con un Modelo de Prevención de Delitos cuyo propósito es evitar la realización de actividades ilegales en nuestro entorno laboral y, en particular, prevenir situaciones de riesgo relacionadas con la Ley N°20.393, la cual establece la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas.

Es importante destacar que la empresa puede ser objeto de persecución por parte del Ministerio Público y ser condenada por los Tribunales Penales en caso de cometer delitos contemplados en el artículo 1° de la Ley 20.393. Algunos ejemplos de estos delitos son el lavado de activos, financiamiento del terrorismo, cohecho de funcionarios públicos nacionales o extranjeros, receptación, negociación incompatible, administración desleal, corrupción entre privados (soborno), apropiación indebida, daño a recursos hidrobiológicos, entre otros.

En MM-AC, hemos establecido canales para que los empleados y colaboradores puedan realizar denuncias, ya sea de forma directa o anónima, en relación a actividades que contravengan lo establecido en la ley Nº 20.393, referente a la Responsabilidad Penal de las Personas Jurídicas.

Es fundamental que todos aquellos que trabajan con nosotros, ya sea de manera directa, como contratistas o proveedores, conozcan y cumplan con las normas establecidas en nuestro Programa. Estaremos activamente buscando identificar situaciones en las que nuestra empresa, así como aquellos que trabajan en ella, puedan verse involucrados en la comisión de un delito.

Asimismo, nos comprometemos a promover la capacitación y proporcionar instancias educativas que contribuyan a fortalecer nuestro enfoque preventivo.

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b. Mecanismos de Denuncias o Consultas  

MM-AC ofrece canales de denuncias o consultas disponibles para todos sus funcionarios y colaboradores, proveedores, socios comerciales, clientes y terceras personas interesadas. Estos canales permiten realizar denuncias, consultas, sugerencias y reportar posibles infracciones a este programa de Integridad, políticas, procedimientos y normativas aplicables.

Los medios dispuestos son:

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Canal de Integridad: Se puede acceder a través de la página web corporativa y también por internet, en el siguiente enlace:

www.mm-ac.com/programa-de-integridad

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Correo habilitado para denuncias directas: Se puede enviar denuncias directamente a la siguiente dirección de correo electrónico:

contacto@mm-ac.com.